Webmaster  

Forsiden > Bestyrelsen > Referater > Bestyrelsesreferater 2011
 

Dagsorden bestyrelsesmøde /RS referat torsdag
d. 8. december 2011 kl. 19.
 

Tilstede: Bjarne Clausen, Kurt Mogensen, Lauge, Hans, Niels Henrik, Kurt Hansen (fra punkt 3)
Fraværende m afbud: Terkel, Hanne.

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt.
Lauge scanner det og videresender det.
2. Orientering til bestyrelsen
a. Formanden.
Vi holder et opfølgende møde med kommunen angående pladsmanden. Det er et almindeligt møde som skal afholdes inden de første 6 måneder.
Vores ansatte skal have en orientering om brugen af klubhuset. Det bedste vil nok være hvis vi i forbindelse med bestyrelsesmøder kan printe kalenderen for den kommende måned.
Bjarne sørger for at rengøring og pladsmand gennem ham kan bestille varer til rengøring mm. Lauge køber en julegave som tak for en god indsats i året.
b. Kajak.
Intet, Hanne var fraværende.
c. Matchrace.
Bådene er på land og regner ikke med at de sejler mere i år. Bådene kan sættes i vandet efter behov (når der ikke er julemarked).
De er ved at planlægge sponsorarbejdet, og har holdt flere møder med potentielle sponsorer.
d. Ungdom.
Vores cheftræner Patrick har sagt op. Han kan ikke få studier, arbejde og den daglige træning til at hænge sammen. Han bliver som medlem af juniorudvalget, han vil fortsætte med den trænerudvikling vi er i gang med, og vi kan trække på ham coach som vikar til enkelte træningsdage og til stævner. Vi er i gang med at hyre andre trænere ind. Vi har accept fra én meget kvalificeret træner og nok også fra en anden. Det viser at vi har et godt navn og at vi er attraktive at arbejde for.
Indtil videre arbejder vi med at holde nytårssejlads d 29/12.
e. Seniorjolle
Planlægger træningsarrangementer til næste år med ekstern træner. Og en fælles træningsdag for alle storjoller. Ønsket kommer på budgettet. To Wayfarere vil gerne til VM i Canada i 2013.
f. Kapsejlads
Der har været afholdt kredskapsejladsmøde og næste års sejladser i kredsregi er planlagt.
g. Kurser og sejlerskole
Henning Enemark har indkaldt sejlerskolelærerne til møde torsdag d 15/12. Jeg har sendt dem en lang liste med ting de kan tage stilling til. De vil gerne have én fra bestyrelsen med.

3. Økonomi:
a. Regnskab og budget 2011 og 2012. ved kasserer Hans.
Den likvide beholdning er lav. Men vi klarer den indtil kontingenterne kommer ind i marts. Vi har iværksat procedurer så vores bogholderi ved hvornår, der skal ske ting med hensyn til kontingenter, brugerbetalinger mv. Skyldnere vil fra næste år blive ekskluderet medio maj hvis ikke kontingentet er betalt.
Køreplan frem mod regnskabsaflæggelsen: Et færdigt regnskab skal afleveres til revisor senest 15/2.
Bogføring skal være færdig pr 31/12.
Hensættelse af kontingentrestancer.
Hensættelse af køkkenregnskab.
Regning fra låseservice skal bogføres i år selv om regningen ikke er kommet.
Regning til advokat skal også bogføres i år selv om den først bliver betalt.
Hvad gør vi med afskrivninger.
Kurt Hansen tager kontakt til en af de store sponsorer omkring uklarheder omkring aftalerne.
Hvilke ting skal aktiveres? Den nye gummibåd skal under alle omstændigheder aktiveres og den skadede skal ”deaktiveres”. Låsesystemet skal også aktiveres.
Hans og Kurt sørger for at bogføringen bliver afsluttet og regnskabet fremlagt for revisoren.

b. Budget 2012.
Budgetønsker er kommet fra en del udvalg, der mangler stadig nogle.
Senest primo januar skal der ligge et budget.

4. Generalforsamlingerne.
Den ekstraordinære generalforsamling gav efter bestyrelsens opfattelse et klart mandat til at arbejde for udviklingen af match race centeret.
Desuden hæfter vi os ved at mange medlemmer udtrykte velvillighed til at Roskilde Sejlklub skal udvikle sig i takt med tiden.

5. Kirstens opgaver
Kurt Hansen står for køkkenet mht. indkøb og arrangementer.
Der er tanker om at udskifte vores ølautomat med en mere tidssvarende (og energibesparende).
Kasseapparatet som vi har haft stående i mange år bliver sat op, så der kan holdes bedre regnskab med salget fra køkkenet.
Der er nu fuldstændig styr på lagerbeholdningerne.

Henning Enemark og Lars Kann-Rasmussen har indtil videre taget initiativ til at få sat sejlerskolen på skinner.

Lauge tager sig af udlejningen af lokaler
Bjarne styrer Ulla og Knud inkl. indkøb af forbrugsvarer i klubhuset.

Kompasset: Juniorudvalget vil godt påtage sig at skrive 2 sider i Kompasset i hvert nummer. Kurt Hansen spørger en potentiel tovholder.
Vi overvejer kraftigt om Kompasset fremover skal udsendes til alle medlemmer.

Nøglekort: Lauge og med tiden Hanne har styr på kortprogrammeringen.

Kurt kontakter webredaktøren angående opdatering af hjemmesiden med hensyn til kontaktpersoner.

6. Udlån af klubhuset.
Lauge kom et oplæg omkring udlånssituationen. Der udspandt sig en længere diskussion om procedurerne for udlån, om vi skal lave noget om, og om priserne skal laves om.
Lauge kommer med et oplæg.

7. Roskilde oplevelseshavn (Kurt H)
Kurt orienterede om planerne for havnen.

8. Stævnedatoer 2012
Udsat til næste møde

9. Bro og plads
Kurt har ansvaret for bro og plads og planlægger sammen med Poul Erik Abrahamsen og Søren Svarre fordelingen af pladser.

10. Kontorvagter og næste møde

Næste møde 5. januar kl. 19.

11. Eventuelt                    Indsat 09.03.2012 JB

 

Dagsorden bestyrelsesmøde /RS referat onsdag
d. 9. november 2011


Til stede: Hanne, Bjarne, Terkel, Kurt Mogensen, Lauge, Hans, Niels Henrik.

1. Godkendelse af referat fra sidste møde.

2. Orientering til bestyrelsen
a. Formanden

b. Kajak
Har holdt udvalgsmøde. Møder gerne op til strategidag. De sidste streger er ved at blive lavet til kajakdækket, så der kommer nok et færdigt forslag inden for 14 dage.
c. Matchrace
De sidste stævne på lørdag JUL22 Cup. Sponsorudvalget har holdt møde med Kurt Hansen
d. Ungdom
Vintertræningen er gået i gang.
e. Seniorjolle
Intet nyt
f. Kapsejlads
Mangler regnskab for wayfarer DM’et.
Vi har fået henvendelse fra CB66’erne om et stævne d. 12-13 maj. Vi har muligvis en bane- og protestleder. Der skal tages kontakt til havnen omkring søsætning.
g. Kurser og sejlerskole.
Navigationsholdet starter i næste uge. Lars Kann-Rasmussen prøver at følge op.

3. Økonomi:
a. Regnskab og budget 2011 og 2012. ved kasserer Hans.
Vi er meget presset på likviditeten. Vi skal have åbnet for kassekreditten. NHB får arrangeret et møde med banken.
Hans laver et cashflow for de sidste par år for at se om dette er en tilbagevendende begivenhed. Hans tager kontakt til Henriette.

Med hensyn til fondene, skal det gamle brolån reetableres så fondene kan blive reetableret sådan som det er beskrevet i fundatserne.

Der skal en faktura af sted til Wayfarer-sammenslutningen for et sponsorat af DM.

b. Kompasset.
Der skal udsendes fakturaer til annoncørerne hurtigst muligt.

c. Budget 2012.
Hans og Kurt Hansen sætter sig og laver en gennemgående revision af kontoplan.
Budgetønsker fremsættes inden næste møde.

4. Fremtidens organisering i Roskilde sejlklub. afdelinger, bestyrelse, mv.
I forbindelse med Kirsten Petersens bortgang indtræder suppleanten Kurt Hansen som ordinært bestyrelsesmedlem.
Der skal sættes ting i gang med hensyn til bestyrelsesposter allerede nu og især efter næste generalforsamling.
Forskellige emner blev debatteret. NHB følger op.

5. Overblik og fordeling af Kirstens opgaver.

Ølmand og leverandører
(Vagn har passet automaten)

Køkken:
Oprydning i frysere
Søndagsåbent i vinter
Regnskab

Arrangementer
Foredrag mm
Nytår

Vinterundervisning Lars Kann-Rasmussen
Navigationshold betaling
Indkøb af materialer

Sejlerskole (Lars Kann-Rasmussen)
Deltagere
Undervisere
Både

Kompasset (Vi spørger redaktøren)
Ny redaktør
Annoncører

Nøglekort (Hanne kigger på programmet)
Status på udleverede kort
Programmering af kort

Standernedhaling. NHB forsøger at klare det
jubilarer
Øl og vand
Indgravering af pokaler
Forplejning

”Gule ærter”, Der er folk der tager den opgave.
Invitationer og deltagere
Maden
Arrangementet

Standere
Vinter- og sommerstander

Klubhusudlejning. Lauge er kontaktperson m.h.t. brug.
Hvem har lejet det næste stykke tid?
kontakt til lejerne

6. Dagsorden til Strategidag.
Dagen er for bestyrelse plus specielt indbudte.
Søren Svarre, Sponsorudvalget, en eller flere repræsentanter fra juniorudvalget, 1 eller 2 fra kajakkerne, kapsejlads,

a. Hvad skal drøftes på dagen. Fortsat fra sidste møde.
Oplæg laves af formanden.
Skal vi fortsætte som vi gør nu, skal vi være større, skal vi være anderledes?
Hvem skal Roskilde Sejlklub være klub for i fremtiden.
Vi skal nok prioritere hvad vi vil med vores klub.

b. Hvordan skal dagen forløbe. (arbejdsgruppe)
Terkel står for styringen af dagen i samarbejde med Lauge.
Oplægget til generalforsamlingen laves om søndagen af Lauge, Kurt Hansen,

7. Sagen med JLJ. ved Lauge.
Afventer kontakten til Dansk Sejlunion.

8. Ekstraordinær generalforsamling 28/11.
Dagsorden:
Bestyrelsen fremlægger deres tanker om fremtiden.
- Iværksættelse af udvidelse af Match race afdelingen ved indkøb af 4 nye både.
- Iværksættelse af etablering af kajakdæk.

9. Klubbens Hjemmeside.
Vores hjemmeside har været gået ned, og hele grundlaget for vores hjemmeside er temmelig usikkert efter Jørn Bjerres mening.
Jørn Bjerre bedes om at undersøge muligheder. Det skal kunne håndtere bookinger (MRC og kajak) alm. hjemmeside funktioner, mange e-mailadresser.
Han er velkommen til supplere med andre kyndige personer. Hanne vil gerne holde kontakten

10. Stævnedatoer 2012
Terkel samler op på ønsker til stævnedatoer. Inkluderet er også træningssamlinger.


11. Fremtidige bestyrelsesmøder
Bør nok flyttes til en anden dag

12. Klubbens køkken. Ved Bjarne.
Diskuteret under tidligere punkter

13. Slæbestedet, etablering i fuldbredde. Principbeslutning.
I det øjeblik økonomien tillader det, vil vi forsøge at få slæbestedet brolagt i fuld bredde.

14. Kontorvagter og næste møde
Næste møde: Torsdag d 8/12 kl 19.00


15. Eventuelt                     Indsat 09.03.2012 JB


 

Dagsorden bestyrelsesmøde /RS referat onsdag
d. 5.oktober 2011

Til stede: Hanne Larsen, Hans W, Kurt Mogensen, Kurt Hansen, Kirsten Pedersen, Lauge, Niels Henrik Borch.
Fraværende med afbud: Terkel, Bjarne

1. Godkendelse af referat fra sidste møde

2. Orientering til bestyrelsen
a. Formanden.
NHB har været hos kommunen og fået opdateret vores stamoplysninger.
Arbejdstilsynet har været på uanmeldt besøg, men kunne konstatere at arbejdsmiljøforholdene for vores ansatte (trænere, tilsyn og rengøring) var i orden, og at der var udarbejdet APV (arbejdspladsvurdering) for alle.
b. Kajak.
Har været på endnu en god tur, og der kommer en beretning.
c. Matchrace
Har holdt Grade 4 stævne og har haft 1 besætning til DM. Bare det at de har kvalificeret sig til DM er et godt tegn for den sportslige udvikling match racerne har været igennem.
Klubmesterskab afholdes på lørdag d. 8/10. Søndag er reservedag
Der er styr på medlemskartoteket. Alle aktive har betalt.
Der bliver konstant fulgt op på diverse sponsorer.
d. Ungdom.
Vi var en af de største klubber ved ungdoms DM I Skovshoved d 18-19/9, med 20 deltagere fordelt på 10 optimistjollesejlere, og 10 420-sejlere.
Vi kunne stille med 7 A-sejlere, hvilket er det største antal i mange mange år.
Weekenden efter var der lige så mange til 40 års jubilæum i Skælskør.
Vi kunne også for første gang stille med 2 hold til Hold DM for optimistjoller. Det skete efter ungernes egne ønsker, og de gik til opgaven med meget seriøsitet de sidste par uger inden stævnet var der 10 joller på vandet hver eneste dag.
Vejret var desværre ikke så godt, det var vindstille det meste af tiden og der blev kun gennemført halvdelen af de nødvendige sejladser.
e. Seniorjolle
Wayfarerne har været til stævne i Esbjerg og fået serveret æblekage morgen, middag og aften.
Contender-jollerne har også gang i den. 2 har været til DM i Horsens og klassen vil gerne holde en træningsweekend for alle joller på Sjælland i en weekend i november.
f. Kapsejlads.
Alle planlagte sejladser i år er blevet gennemført med mere eller mindre tilslutning.
Vi har en del store både, der er aktive på de store baner rundt omkring i landet.
Vi har fået henvendelse fra CB66’erne der gerne vil afholde DM her næste år.
I og med vi har den bedste besætning i klassen kunne det være et godt stævne at afholde. Bolden ligger PT hos udvalget, og afventer den store stævnekoordinering sidst på året.
g. Kurser og sejlerskole
Navigationsundervisningen starter d 9. november. Der er plads til flere. Vores skolebåde skal ud på dyrskuepladsen på grund af gravearbejdet på pladsen.

3. Økonomi:
a. Regnskab og budget. ved kasserer Hans.
Budgetopfølgningen blev uddelt. Vi opererer stadig med et underskud på årsregnskabet. Hans og Kurt følger op på tallene.
b. Kontooversigt. Anvendelse af konti.
Hans forsøger at lave en ny kontoplan inden næste regnskabsår.
4. Sagen med JLJ. ved Lauge.
Vores advokat har skrevet et sidste forsøg på at få den forhenværende formand til at indgå i en dialog. Dansk Sejlunion og DIF går ind i sagen på vores side.

5. Havneudvidelse
a. Hurtigtgående både, herunder udkast om aftale om antal af planende lystfartøjer.
Vi skal have præciseret hvad der er havnens og RS’s rettigheder og pligter.
Vi kan ikke acceptere aftalens § 4 hvor vi bliver forpligtet til at stoppe ulovlig sejlads. Vi kan som altid påpege over for vores medlemmer at de overholder gældende regler (også m.h.t. til parkering). Men Roskilde Sejlklubs bestyrelse eller andre medlemmer har ingen myndighedsbeføjelser.
Pladser til J/80 eller lign. 4 pladser.
Vores holdning er at eventuelle nye match-race både skal ligge ved vores egen bro.

6. Renovering af "Livie" (jf. Nollers Mail)
Reparationen af Livie beløber sig til 19.000 kroner. Med i beløbet er dog også nye motorophæng (ca. 5000,-).
Arbejdet bliver udført af frivillige, dog bliver centrale dele lavet af professionelle af hensyn til garantier mv.
En større renovering af Livie bør sættes på budgettet i 2012.

7. Klubbens fonde
a. Anvendelse
Fundatsen for Stig Eriksens mindefond skal formaliseres. Den er godkendt af bestyrelsen, men formalia med hensyn til bobestyrer skal på plads. NHB kontakter Allan Ohms.
Fondenes midler bliver anbragt så det er klart for alle og så de overholder fundatserne.

8. Strategidag for Roskilde Sejlklub
a. Fastsættelse af dato
19. november.
b. Dagsorden for dagen
i. Ombygning af ydre områder
ii. Matchrace-center
iii. Joller
iv. Kurser/sejlerskole
v. Stævner
vi. Generalforsamling (ekstraordinær)

9. Forretningsorden, ved Lauge
Lauge er i færd med at lave udbetalingsskemaer.
Referater bliver for eftertiden scannet og rundsendt.
Nye medlemmer, der indmeldes efter 1/10, betaler indskud, men ikke kontingent.

10. Kontorvagter og næste møde
6/10 Kirsten
13/10 Kirsten
20/10 LUKKET
3/11 Hanne
Herefter holdes ikke åbent men bestyrelsen kan kontaktes pr. telefon eller mail.
Næste møde:
Onsdag d 2/11.

11. Eventuelt.
 

Dagsorden for Bestyrelsesmøde / RS referat
Tirsdag d. 6. september 2011.

Til stede: Lauge, Kirsten, Hans, Niels Henrik, Hanne, Kurt, Kurt.
Fraværende: Terkel Christensen, Bjarne Clausen.

Dagsorden:
1. Referat og dagsorden.
2. Meddelelser til orientering.
- APV. Vi er i færd med at få lavet APV for vores ansatte.
- Begyndertræning/vintertræning.
- Førstehjælpskursus. Juniorudvalget har fået bevilget 7000,- fra Trygfonden til afholdelse af førstehjælpskurser for vores trænere.
- Lauge har haft en dialog med Roskilde Kommune angående udendørs træningsfaciliteter ved Vikingeskbismuseet.
- Wayfarer DM’et gik rigtigt godt. Stævnet forløb fint trods vejret, og RS-sejlere blev nr. 2 og 4.
- Standernedhaling 6. november
- Vintertræningsstart d sidste weekend i oktober.
- Hjælper fest d. 11. November
- Der lægges sten fra slæbestedet op til stien d 22-25/9.
- Projektet omkring hækken og jolleskuret er udsat til foråret.
- Kurt Hansen er blevet formand for havneforum, og har sat gang i koordineringen af de mange ønsker omkring havnefronten.


3. Match Race oplæg.
Kristian Molbech, Jes Nagel og Peter Braun præsenterede et oplæg omkring det fremtidige sponsorarbejde.
Match Racerne har holdt en del møder med de eksisterende sponsorer. En af sponsorerne har betalt for 2011, men ønsker ikke at fortsætte. Begrundelsen har ikke noget med vores sponsorkoncept at gøre. En anden sponsor ser nogle gode muligheder i et fremtidigt samarbejde.
En tredje sponsor er der også gode forhåbninger til. Der holdes møde med dem d. 8/9 kl. 16.00.

Med hensyn til finansieringen af eventuelle nye både er udvalget fortrøstningsfulde.

Udvalget ønskede at bestyrelsen snarest træffer en strategisk beslutning om klubbens udvikling de kommende år.

Der er ingen i bestyrelsen som er imod udviklingen. Men der skal laves en køreplan frem mod en ekstraordinær generalforsamling gerne inden december.
En ekstraordinær generalforsamling skal bedes om at give grønt lys for at starte forhandlingerne med sponsorer og leverandører og at etablere den nødvendige organisation.

Der skal nedsættes et meget hurtigtarbejdende udvalg.
Der bør også præsenteres en fremadrettet strategi for hele klubben. NHB laver et oplæg til strategi, der inkluderer kajak, junior, kapsejlads/matchrace.
30.november

4. Økonomi.
Vi skal have rokeret rundt på de forskellige konti.
NHB rykker Alm. Brand for forsikringssagen – 51.000.
Vi regner med ca. 40 vintersejlere á 800,-
Vi gennemgik de forskellige budgetposter. Regnskabet og likviditeten er PT lidt belastet af ekstraordinære udgifter på reparation af broer og en forsikringssag på en gummibåd, der ikke er afsluttet.
Hans og Kurt Hansen gennemgår restancerne.
Til næste bestyrelsesmøde skal der tales om budget 2012.

5. Udlejning af plads.
Bestyrelsen konfirmerede Bro- og pladsudvalgets beslutning om at udleje 2 lavtvandspladser, som ikke kan udlejes til anden side, for et reduceret beløb.
Vi bør måske have en beslutning om, at der kun er plads til 1 båd pr. plads. Og nok også en diskussion/beslutning om ansvar/tilladelse i forbindelse med anlæg af stativer på broerne.
Vi beder Bro-og pladsudvalget om at se om det er et problem.

6. Sekretær.
Vi skal have opdateret vores indmeldelseblanket, så nye medlemmer kan tilmelde sig de aktiviteter vi har.
Og vi skal sikre at de pågældende udvalgsmedlemmer/formand får besked om, at der er nye medlemmer til aktiviteter.

Vi mangler en sekretær. Lauge tiltræder indtil næste generalformsaling. Lauge sørger for indkaldelse, dagsorden mm til møderne.
Lauge vil også begynde at kigge på en forretningsorden.

7. Tidligere formand
Den tidligere formand ønsker ikke at bidrage yderligere med oplysninger om hans mødeaktiviteter iflg. brev fra hans advokat.
Dansk Sejlunion og DIF er informeret om sagen, og følger den tæt.
Vores advokat skriver en redegørelse til Sejlunionen og DIF.

8. Livie´s motor.
Motoren er i stykker, og vil koste i omegnen af 25000,- plus arbejdsløn at reparere. En ny motor vil koste ca. 75000,- plus montering.
Vi undersøger muligheder og alternativer.

9. Næste møde og kontorvagter
8/9. Hanne
15/9. Hanne
22/9. Lauge
29/9. Kurt
6/10. Kirsten

Næste møde onsdag d. 5/10. kl. 19.00

10. Eventuelt.
 

Dagsorden for Bestyrelsesmøde / RS referat
Tirsdag den 16. august 2011 kl. 19.

Til stede: Niels Henrik Borch, Hans, Terkel Christensen, Bjarne Clausen, Kirsten Pedersen, Kurt Mogensen, Kurt Hansen, Lauge Philipsen, Hanne Larsen.


1. Godkendelse af referat fra sidste møde.
Ingen kommentarer og referatet blev underskrevet.

2. Orientering til bestyrelsen
- Wayfarer stævne kører som planlagt, 28 tilmeldte, klubbens trailere bliver parkeret på havnens plads.
- MRC. Har holdt flere firmaarrangementer, skal holde Grade 4 stævne d. 10-11 september. Klubmesterskabet er flyttet til lørdag d. 8. oktober.
- Lauge laver huskesedler til at lukke dørene og slukke lyset. Skal vi sætte automatik på lysene i gangen og i omklædningsrummene? Kurt Hansen undersøger muligheder og priser.
- Oprydningen på landpladserne er ved at være færdigt. Vi har fået frigjort pladser og fået fyldt noget op fra ventelisten.
- En henvendelse fra kommunen angående et trænings/fitness tilbud et eller andet sted omkring havnen. Vi skal helt sikkert være med i idé-fasen. Vi kan sagtens bruge et sådant sted i vores træning. Lauge kontakter sundhedscenteret.
- Kajak. 13 kajakroere skal på tur til skærgården, i de kommende weekender.

3. Økonomi
Hans gav en oversigt over klubbens konti.
Hans og Henriette laver et regnskab og en budgetopfølgning hurtigst muligt.
Vi skal fortsat forbedre vores økonomistyring og vores forretningsorden. Hans og Kurt sætter sig sammen og gennemgår krav og ønsker til økonomistyringen.

Punkt 6 indgår herunder: Der blev lavet en oversigt over nuværende sponsorater og deres status.
De enkelte udvalg påmindes om at lave en oversigt over sponsormuligheder inden for deres område som aftalt på et tidligere møde.

4. Sagen med JLJ
Lauge tager en tur mere med advokaten. Vi vil stadig insistere på at få navne og dagsordener fra de møder JLJ har deltaget i.

5. Renovering af "Tummelumsen" (gummibåd jfr. Nollers forslag).
Beslutningen om at indkøbe et nyt skrog fra Pro-safe og en motor fra AH-Marine, til erstatning for den skadede båd, blev konfirmeret. Købet blev godkendt via mailkorrespondance i juli.

6. Matchracesponsorater.
Udgår – behandlet under punkt 3.

7. Kajakbooking + renovering af hjemmeside
Der er oprettet et bookingsystem, som virker og det vil blive sat i gang hurtigst muligt. Vi beder Jørn undersøge muligheder og priser.

8. Oplæg fra Bro og pladsudvalg v. Kurt H. til debat. Se vedhæftede oplæg.
Kurt fremlagde udvalgets oplæg, og det blev modtaget i en positiv ånd. Projektet skal inden iværksættelse fremlægges generalforsamlingen til godkendelse.

9. Beslutning om bevilling af brolægning i område 7 jfr. ovenstående oplæg.
Beløbet blev bevilget.

10. Pontonbro til kajakroerne
Bjarne fremlagde de foreløbige skitser til et pontonsystem. Designerne tager et møde med kajakfolket i løbet af de kommende uger.

11. Kontorvagter og næste møde
18/8: NHB
25/8: Terkel
1/9: NHB
8/9: Hanne
15/9:
22/9:
Næste møde: Tirsdag 6/9 kl. 19.00

12. Eventuelt.
 

Dagsorden for Bestyrelsesmøde / RS referat
Mandag den 20. juni 2011.

Tilstede: Bjarne, Niels Henrik, Kurt, Kurt, Kirsten, Hanne, Lauge, Hans.
Afbud. Terkel.

Dagsorden.

Generelle informationer:
- Knud er startet mandag d. 20/6. Der eksisterer en mundtlig aftale med havnen om at vi klipper hæk til en af naboerne, mod at MRCs trailere kan stå.
- To optimistsejlere har kvalificeret sig til hhv. VM og EM.
- Der blev efterlyst nogle foldere, der fortæller om sejlklubben og mulighederne til brug for de gæster der var med ude til Havnedagene. Det kunne være et godt projekt til efteråret.
- MRC holdt firmarrangement i sidste uge og det 3. stævne i år.

1. Sagen med den tidligere formand.
Kirstine Rechnagel mødte frem. Vi gennemgik historiken og fandt gamle referater frem. Hun afventer. Der blev udtrykt et stærkt ønske om fortsat at forfølge sagen kraftigt.

2. Ny ekstern revisor.
Der var enighed om at fortsætte med den nuværende revisor forudsat at vi aftaler specifikt hvad hans opgaver skal være med revisionen. Derved skal processer og procedurer for den interne revisor også gennemgås.

3. Oplægget fra MRC og opfølgning på sponsorater.
Der hersker stadig uklarhed om hvilke sponsorkontrakter der rent faktisk ligger. Kurt og MRC følger op på de nuværende sponsorer.
Punktet gentages på næste møde.

4. Økonomi.
Hans mødes med Henriette på onsdag kl. 14, og starter samarbejdet op.
NHB og Hans har fået en budgetopfølgning frem til 15/6.


5. Bro og plads.
Kurt Hansen har meldt sig til at hjælpe til i bro- og pladsudvalget. Kurt tager selv kontakt til Poul Erik og aftaler nærmere vedrørende arbejdsfordeling mm.
Bjarne fremlagde de indledende tanker til kajakdækket. Det bliver modulopdelt, så det kan opsættes efterhånden som behovet opstår.
Der blev efterlyst bedre orden på jollepladsen. I takt med at optimiststativet bliver gjort færdigt vil der blive mere plads til joller og forhåbentligt bedre adgang til kajakkerne.

6. Eventuelt.

7. Kontorvagter og næste møde
Kirsten tager d. 23/6
Terkel tager d. 30/6

Dagsorden for Bestyrelsesmøde
mandag den 11. april 2011
Klokken 18.30 i sejlklubbens lokaler

Til stede: Kirsten Pedersen, Bjarne T. Clausen, Niels Henrik Borch, Kurt Mogensen, Hanne Larsen, Lauge Philipsen (suppleant), Jan Lykke-Jensen (tilstede 10 min), Frank Jensen (tilstede 10 min).
Yderligere til stede: Henriette Theil (5 minutter) inviteret af formanden for at bekræfte modtagelsen af det personligt overrakte brev - v/Bjarne T. Clausen d. 3. april 2011 - om ikke at anvise udbetalinger
til formand Jan Lykke Jensen og Kasserer Frank Jensen.
(en kopi af dette brev bliver vedlagt dette referat)

Afbud: Terkel Christensen.

Formanden foreslog 14 dages pause, hvor alle bestyrelsesmedlemmer skulle overveje om de ville samarbejde med formand Jan Lykke-Jensen og kasserer Frank Jensen.
Dette mente den resterende del af bestyrelsen ikke var nødvendigt, hvorefter formanden og kassereren udvandrede fra mødet.
Efter et stykke tid mødte formanden og kassereren efter opfordring op til mødet igen, og bestyrelsen fik udleveret kopier af frikøbsaftaler for formand og kasserer underskrevet af hhv. formanden og kassereren (vedlægges dette referat). Aftalerne er dateret 4. januar 2010. Formanden og kassereren forlod derefter mødet igen.
I formandens fravær overtog næstformanden ledelsen af mødet.
Det blev konstateret at bestyrelsen var beslutningsdygtig ifølge vedtægternes §13.3 idet næstformanden og 5 af 8 medlemmer var til stede.
Punkter til behandling på mødet:
1. De på mødet udleverede frikøbsaftaler er ikke blevet forelagt bestyrelsen før i underskrevet stand, og de indeholder ingen specifikation af omfang og art af det arbejde, der skal udføres.
2. Bestyrelsen kan konstatere, at der stadig ikke er afleveret timeregnskab for formandens frikøb indtil 28/2 2011, på trods af gentagne opfordringer dertil.
Bestyrelsen konstaterer endvidere at der ikke er svaret på de spørgsmål der er stillet vedrørende klubbens betalinger af regninger i 1. kvartal 2011, på trods af gentagne opfordringer dertil.

De tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer, KP, BTC, HL, KM og NHB, har derfor ikke tillid til Formanden og Kassereren.

Formanden pålægges at fremsende skriftligt dokumentation for timeforbruget og svare på de stillede spørgsmål angående betalinger senest onsdag d 20. april 2011.

De tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer besluttede derfor at der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling.

NHB kontakter Allan Ohms for råd om dagsorden. Tilbagemelding til bestyrelsen senest onsdag d. 13/4

3. Den tilstedeværende bestyrelse har besluttet følgende retningslinjer for medlemmers honorar for arbejde udført for Roskilde Sejlklub fremover.
Alle medlemmer, bestyrelsen inkl., kan frikøbes til gennemførelse af specifikke opgaver i Roskilde Sejlklub.
Ved fortløbende administrative opgaver skal omfanget (forventet timeforbrug) og arten godkendes på forhånd af bestyrelsen og føres til protokol. Der aflægges månedsvis rapport for tidsforbrug og status for opgaven til bestyrelsen.
Eksterne møder eller andre pludseligt opståede opgaver skal skriftligt godkendes på forhånd (evt pr. mail, som vedlægges protokollen) af formand og næstformand. Efterfølgende udfyldes omkostningsgodtgørelsesbilag, der forelægges bestyrelsen til godkendelse. Honoraret for frikøb udgør 338,- kr. ex. Moms. eller 256,- kr. pr time ved lønmodtagerforhold. Beløbet justeres én gang årligt i takt med pristallet.

4. ”Frikøbsaftalen” og klubbens vedtægter (især §13.7) overdrages til hhv. advokat Allan Ohms og advokat Rune Tharnøe med henblik på at få vurderet lovligheden af aftalen og om det er i overensstemmelse med god forretningsskik.
Det fremsendes desuden også til Christian Aarosin, statsautoriseret revisor.

5. Bestyrelsens konstituering.
NHB var villig til at fortsætte som næstformand indtil den ekstraordinære generalforsamling.
Sekretærposten er ledig indtil videre.

6. Næste møde.
Onsdag d. 27. april kl. 19.

7. Kontorvagter: Torsdag d. 28.april, NHB

Dagsorden for Bestyrelsesmøde
mandag den 28. Februar 2011
Klokken 18.30 i sejlklubbens lokaler

Dagsorden for Bestyrelsesmøde
mandag den 10. Januar 2011
Klokken 18.30 i sejlklubbens lokaler

Beslutningsdagsorden
1. Økonomi og regnskab
Regnskab under udarbejdning afleveres 25. januar og går i trykken 28.januar 2011.
Den eksterne revisor skal være færdig d 25/1, den interne er færdig d 28/1, hvorefter bestyrelsen forhåbentlig kan godkende det, så det kan blive offentliggjort i Kompasset.

2. Generalforsamling
a. Dirigent, forslag
Der fremkom forslag. Kirsten kontakter emnerne
Formand og 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg:
Poul Erik genopstiller ikke.
Bjarne Clausen er indtrådt som suppleant og skal derfor vælges.

b. Oplæg til procedure, dette forslag indebærer et procedureskift:
Indkaldelse og regnskab kommer i februarnummeret af Kompasset.
Alle udvalgsberetninger offentliggøres i kompassets martsnummer (deadline d. 20/2)
På generalforsamlingen kommer der så kun formandens beretning men udvalgene kan selvfølgelig svare på spørgsmål.

c. Spørgsmål og problemstillinger på GF sidste år.
i. Spørgsmål vedrørende låntype. Kasserer replik.
ii. Lovudvalg forbereder ønskede lovforslag for bestyrelsen .
Deltagere til udvalget fra bestyrelsen (NHB, KP, JLJ, FJ)
Den store revision af vedtægterne kommer forhåbentlig i 2012.
Der kommer nogle ændringer i år, men arbejdet bliver forberedt i lovudvalget med deltagere udenfor bestyrelsen.

3. Kontingentsatser.
Nogle af oplysningerne på hjemmesiden vedrørende kontingentsatserne giver anledning til misforståelser. Kurt skrive til Jørn Bjerre for at få det fjernet.
Det blev præciseret, at når én person i et medlemspar, går på pension, skal den anden person fortsat betale normalt medlemskab. Først når begge medlemmer går på pension kan der ansøges om pensionistmedlemskab.

4. RFP tøjpakker.
Bjarne kan gå videre med projektet. Fremsendes til relevante firmaer
5. Kirstens forslag til opstramning blev vedtaget. Lejere får reglerne udleveret når de har aftalt lånet.


Diskussionsdagsorden

1. Strategi til Handlingsplan 2015 og 2020
a. Sportslige strategier
b. Sportslige resultater til sponsorstrategi
c. Mediastrategier
   Input ønskes i hvert fald til generalforsamlingen.
2. Kontorvagter.
13/1: Poul Erik.
27/1: Terkel.

3. Fastsættelse af dato for næste møde.
   Mandag d. 31. januar kl. 18.30
4. Eventuelt.
   Kajakafdelingen planlægger at indkøbe 3 nye kajakker, dertilckommer det løse ccgrej. Der er pt 20 på venteliste til klubkajakker.
   Der bliver lavet kæntrings/redningsøvelser i svømmehal.

Der er mulighed for at bestille vandfaste mærkater til alle både, hvor der kan stå kontaktoplysninger hvis båden bliver fundet ubemandet. Der bestilles til klubkajakkerne og kajakroerne opfordres til at sætte den på bådene.

Isen har været hård ved pælene, så vi må nok påregne en udgift til reparationer når den tid kommer.

Indsat 09.04.11 JB